Si en algún momento te has planteado que debes crear un Departamento de Seguridad en tu organización, este artículo te será de ayuda para saber cómo hacerlo. A través de una serie de preguntas iremos recorriendo un camino que va desde la decisión de crearlo, hasta su estructura y, finalmente cómo integrarlo en la organización.
Su autor es Gerard Marin: profesor de LISA Institute, analista de Inteligencia tanto en el sector público como privado. Director y Jefe de seguridad para varias empresas actualmente como freelance. Ha creado Unidades de inteligencia en varias organizaciones y ha realizado multitud de análisis para la prevención de actividades delictivas en colaboración con diferentes cuerpos policiales.
El autor de este artículo es Profesor-Coordinador de los siguientes cursos:
- Curso de Experto en Análisis de Inteligencia
- Curso de Analista de Inteligencia
- Curso de Analista de Inteligencia (Especialización Sesgos Cognitivos y Esquemas mentales)
- Curso de Analista de Inteligencia (Especialización: Redacción Informes Inteligencia)
La necesidad de un Departamento de Seguridad
Es evidente que toda organización está sometida a riesgos de diversa naturaleza:
- Tecnológicos y cibernéticos.
- Naturales como las inundaciones.
- Aquellos provocados por la condición humana como son los robos, sabotajes o filtraciones de información.
- Otros riesgos más difíciles de prever como, por ejemplo, una caída de tensión.
Frente a estos riesgos que, en caso de materializarse, causarían en mayor o menor medida algún tipo de daño, es necesario que la organización disponga de una estructura y una figura que se encargue de su gestión. Estamos hablando del Departamento y del Director de Seguridad.
El primer aspecto que deberías tener en cuenta son los riesgos a los que está sometida la organización. Hacer una lista, aunque no sea completa del todo, te dará una idea del alcance e impacto que podrían tener estos riesgos. Personalmente, me gusta dividir los riesgos en 4 grupos distintos:
- Los que afectan a las personas.
- Los que afectan a los bienes.
- Los que afectan a la información.
- Los que afectan a la continuidad de la misma organización.
Ten en cuenta que estos 4 grupos no son independientes ni excluyentes entre ellos, pero separarlos te ayudará a identificar riesgos y ver qué ámbito de tu empresa está sometida a más riesgos. Ahora que ya tienes un mapa de todo lo que puede afectar a tu organización, plantéate qué quieres hacer. ¿Los quieres gestionar tu desde dentro? ¿O quizá hay un grupo de riesgos que predomina, que se escapa a tus capacidades y es mejor subcontratar la gestión?
Si en el párrafo anterior decidías qué querías hacer con los riesgos, ahora toca reflexionar sobre qué necesitas para llevarlo a la práctica. ¿Lo tienes? ¿Lo puedes tener? ¿Hay alguna parte que debes subcontratar sí o sí, como por ejemplo un experto en ciberseguridad, los servicios de una empresa de seguridad privada o una consultora en inteligencia que te indique cuáles son los riesgos más importantes en el país que quieres operar? Casi con toda seguridad, no podrás subcontratar la gestión de todos los riesgos, por tanto, deberás hacer frente a algunos de ellos desde dentro.
Para esta tarea es necesaria un Departamento de Seguridad. En este artículo puedes conocer las 10 diferencias entre el Director de Seguridad y el Jefe de Seguridad: ¿Cuál tiene mejor sueldo y mejor futuro?
¿Qué es un Departamento de Seguridad?
Como cualquier otro departamento dentro de una organización, este departamento será una pequeña estructura con unas funciones y unas responsabilidades concretas.
Un Departamento de Seguridad tiene por finalidad que la organización pueda llevar a cabo su misión con toda tranquilidad.
La función de este departamento ha de ser la minimización de riesgos. Con esto ya tenemos el porqué y el cómo del departamento, dos conceptos fundamentales a la hora de crear cualquier cosa.
Con esta estructura tendrás dentro de la organización un equipo autónomo, a la vez que interconectado con el resto de los departamentos. Estará formado por profesionales capaces de tomar decisiones frente a los riesgos, preparados para gestionar las crisis que puedan venir y capacitados para establecer futuras estrategias para riesgos aún desconocidos. Con este curso podrás especializarte en Análisis de Inteligencia y podrás tomar decisiones basándote en conclusiones fiables.
¿Cómo diseño un Departamento de Seguridad?
La propuesta que te hago a continuación sería, para mí, un ideal, aunque no quiere decir que siempre pueda ser así. Cuestiones como la cultura de la organización, su tamaño o el presupuesto disponible, entre muchos otros factores, pueden modificar la estructura de este departamento.
A grandes rasgos, el Departamento de Seguridad estaría encabezado por el Director del departamento y dividido en tres grandes áreas:
- Área de Personas y Bienes.
- Área de Información y Tecnología.
- Área de Continuidad de Negocio.
El Director es su cabeza visible, establece estrategias, se comunica y coordina con los otros jefes de departamento de la organización, toma la mayoría de decisiones de gestión del departamento y se encarga de las crisis más importantes.
Dentro del departamento, cada área tendrá su propio responsable, será el encargado de ejecutar las directivas y estrategias de sus áreas, de coordinarse con los otros responsables de área y de gestionar las incidencias de su ámbito.
Para que este departamento sea eficiente, es necesario establecer unos mecanismos de comunicación y coordinación fluidos entre las diversas áreas y entre las áreas y el Director de Seguridad.
Es por esto que la propuesta que te hago es un organigrama circular, interconectado, donde todos los cargos están al mismo nivel. La diferencia entre los cargos no está en la altura respecto a la base, sino en las funciones y responsabilidades que tienen.
Y si te preguntas por qué un organigrama plano y no vertical como podría ser un organigrama jerárquico, la respuesta es que en el ámbito de la seguridad se necesita autonomía, celeridad, comunicación y fluidez a todos los niveles y en todas direcciones.
En un mundo tan conectado, volátil y cambiante como en el que vivimos, un organigrama jerárquico de arriba a bajo se convierte en ineficiente por la cantidad de barreras que aparecen.
¿Cómo encaja el Departamento de Seguridad dentro de la organización?
Es básico que el Departamento de Seguridad no sea una estructura aislada del resto de la organización. Es más, seguro que cada área del Departamento de Seguridad tendrá algún tipo de relación con el resto de los departamentos.
Por tanto, es imprescindible encontrar una estructura que permita que la comunicación, coordinación, cooperación y colaboración sean lo más fluidas posible.
Una vez más, este encaje vendrá determinado por la cultura de la empresa. Así pues, es de gran importancia la habilidad del Director de Seguridad para ofrecer una opción de departamento que consiga esta buena integración y, a la vez, permita a la organización seguir trabajando para conseguir su misión.
La última imagen de este artículo es un diagrama de relaciones entre los distintos departamentos de una empresa. En este ejemplo, la idea es que a través del diagrama se visualice qué relación tiene cada departamento con el resto.
En función de cómo se haga el diagrama extraerás nuevos conocimientos como, por ejemplo, qué departamentos necesitan más atención del Departamento de Seguridad, cuáles requieren un canal de comunicación más fluido o si el propio Departamento de Seguridad requiere coordinarse con otros departamentos.
En resumen
Aunque en este artículo explico algunas cosas más, me gustaría que te quedaras con las siguientes ideas:
- La organización necesita un Departamento de Seguridad. Para argumentar esta decisión haz una evaluación de los riesgos y qué impacto tendrían en caso de materializarse.
- Determina la finalidad y las funciones del Departamento de Seguridad.
- Organiza el Departamento de Seguridad según las necesidades detectadas. Ten presente los medios que dispones y recuerda que la comunicación y cooperación entre las distintas áreas es vital.
- Piensa cómo integrar el Departamento de Seguridad dentro de la organización. Lo mejor sería que no se quede como una unidad independiente, sino que permita una comunicación y cooperación fluida entre todos los departamentos.
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